Waarom je je conferentie beter opent met een act die je publiek omverblaast Event Music

Waarom je je conferentie beter opent met een act die je publiek omverblaast

Omdat we als geen ander weten hoe belangrijk geluid is bij een evenement, delen we enkele van onze best practices. We beginnen bij wat voor de hand ligt en eindigen met echte pro tips.

Wanneer woonde je laatst een conferentie bij? Misschien organiseerde je er recent zelf één? Dan hoeven we het je niet zeggen: there is no second chance at a first impression.

De eerste paar minuten van een conferentie of evenement zijn vaak bepalend voor hoe de gasten de rest van de dag of week zullen ervaren. Je kan er dus maar best alles aan doen om ze direct mee te hebben in jouw verhaal.

1 Voorzie voortdurend geluid

Muziek breekt letterlijk en figuurlijk de stilte. Het zet direct een leuke sfeer die je gasten helemaal in de juiste stemming brengt. Ook op een conferentie is het daarom aan te raden om vanaf de ontvangstruimte aangepaste muziek te voorzien, op een aangenaam volume.

Werk je met een thema? Zorg dan dat ook de muziek tijdens het ontvangstmoment perfect past binnen dat thema. 'Best Of 90s Party Hits' is ongetwijfeld een leuke cd, maar niet voor elke gelegenheid.

2 Investeer in goed geluid

Een goede geluidsinstallatie op een conferentie (of gelijk welk ander evenement) zorgt voor verbeterde hoorbaarheid en aangenaam geluid. Zo verstaan je gasten de sprekers goed én kunnen ze tot ‘s avonds zonder hoofdpijn meeluisteren naar je plenaire gedeelte.

Wees dus niet bang om je technische partner te vragen naar een goede setup met een optimale spreiding van het geluid. Ja, het kost wat meer, maar je gasten én je sprekers zullen je dankbaar zijn.

3 Integreer live acts, maar niet de hele tijd

Live acts spreken mensen aan, maar let op voor een overdosis. Je wil natuurlijk niet dat je gasten al snel denken: “oh nee, daar gaan ze weer”. Wil je toch graag veel afwisseling, probeer dan om je boodschap ook in de live acts door te trekken en hen een deel van je verhaal te maken.

Een dj is leuk voor interactie met het publiek, maar is zeker niet altijd nodig op een conferentie of beurs of op een evenement zoals een familiedag. Een gepersonaliseerde playlist kan hier zeker een goed alternatief bieden. Laat een playlist samenstellen die is afgestemd op jouw bezoekers én op je boodschap, zo scoor je elke dag opnieuw.

4 Kom creatief uit de hoek

Gasten zijn erg gevoelig aan creativiteit, op internet zien ze vaak heel veel goed uitgewerkte acts en ze verwachten dezelfde kwaliteit te krijgen. Organiseer je een conferentie voor werknemers, dan is dit de ultieme kans om te tonen dat je huisstijl misschien professioneel (lees: 'grijs') is, maar je toch heel wat kleurrijke persoonlijkheden hebt in je bedrijf.

Waarom maak je geen gebruik van goed uitgekozen en professioneel afgewerkte geluidsfragmenten die je conferentie of evenement naar het niveau tillen van een heuse award-show? Ideaal voor bijvoorbeeld jouw volgende product launch of jubilarisviering?

5 Open met een energizer

Dit is ongetwijfeld de meest belangrijke tip die we kunnen meegeven. Zorg dat het eerste uur dat de gasten op je conferentie aanwezig zijn er boenk op is. Voorzie voor een leuk onthaal, sympathieke en goed geïnformeerde hosts én een openingsact om u tegen te zeggen.

Wie een conferentie bijwoont heeft vaak al even in de wagen of bus gezeten. Internationale gasten kampen mogelijks nog met een jetlag. Onthaal hen daarom met enthousiasme en verras hen met een act die iedereen uit zijn stoel krijgt.

Met een energiebom als opener van je plenaire deel, haal je je gasten helemaal uit hun verwachtingspatroon. Ze denken een zoveelste welkomstwoord en misschien saaie keynote voorgeschoteld te krijgen, maar in plaats daarvan geef je hen een dosis high energy die ze helemaal niet verwachten. Bijvoorbeeld door een safety instruction song te laten uitwerken op maat van jouw evenement. Een nummer dat wordt afgestemd op jóuw evenement en wordt geschreven op maat van de locatie en het programma van je conferentie. De openingsact wordt bovendien live gezongen om het geheel nog een niveau hoger te tillen. Succes gegarandeerd.

En als je nu graag wil weten hoe wij het aanpakten voor de Smart Air Solutions Days, een 5-daagse conferentie voor 1000 internationale gasten van Atlas Copco, bekijk dan zeker even het filmpje hieronder. Zo werkten we mee aan een tevredenheidsscore van maar liefst 97,2%.

The Fix - A Safety Instruction Song